Wat moet je voorbereiden voor de module inhuur derden?

Voorbereidingen inhuur derden i.c.m. declareren externe

Voor de inrichting van medewerkers die via OutSite gaan declareren en deze via de inkoopmodule (inhuur derden) uitbetaald gaan worden dient het volgende ingericht te worden in de AFAS-omgeving.  Corecubes zal ervoor zorgen dat van personen crediteuren worden gemaakt, dat de bankrekening ingevuld kan worden, dat het voorkeursveld inkooprelatie op de medewerker wordt gevuld en dat de declaraties als nacalculaties worden aangemaakt in AFAS.

Proces (https://help.afas.nl/help/NL/SE/inhuur.htm)

Met Inhuur derden worden geboekte nacalculatieregels verwerkt tot een inkoopfactuur, om deze gelijk betaalbaar te stellen aan de vrijwilligers. De declaraties worden in Core Cubes ingediend en behandeld. Bij akkoord worden deze gegevens als nacalculatie overgenomen naar AFAS. Hier start het proces van inhuur derden. Binnen de projectenmodule is op basis van de activering van de functionaliteit Inhuur derden ‘Inkoop genereren’ beschikbaar gekomen. Hier verschijnen de nacalculatieregels die gereedgemeld zijn en Inkoop hebben aangevinkt. Vanuit hier kunnen de regels verwerkt worden tot inkoopfactuur. Om dit proces op deze wijze te laten verlopen zijn er een aantal inrichtingsaspecten benodigd. Deze staan onderstaand uitgewerkt.

Inkooprelatieprofiel (https://help.afas.nl/help/NL/SE/137094.htm#o132751)

Het inkooprelatieprofiel dient ingericht te worden voor het genereren van inkoop op basis van nacalculatieregels. Deze inrichting dient gedan te worden in het inkooprelatieprofiel op tabblad ‘Factureren’. Hierbij dienen de volgende velden ingericht te worden:

• Genereren Inkoop: Deze waarde dient op Ja te staan voor het genereren van inkoopfacturen op basis van nacalculatie

• Manier van inkopen: Deze waarde dient op Inkoopfactuur te staan voor het genereren van inkoopfacturen op basis van nacalculatie

• Verzamelperiode: Hiermee kan ingericht worden of er aparte facturen gewenst zijn per week, 4 weken, maand of dat er niet verzameld wordt en alle regels worden opgenomen. Op basis van deze keuze worden alle nacalculatieregels per geselecteerde periode verzameld tot één factuur.

• Verzamelmethode: Hiermee kan ingericht worden per welk gegeven de facturen verzameld dienen te worden waarbij gekozen kan worden uit per inkooprelatie, medewerker, project en project/medewerker. Op basis van deze keuze worden alle nacalculatieregels van de geselecteerde methode verzameld tot één factuur.

• Facturatiefrequentie: Hier kan de periodetabel volgens welke frequentie je wilt facturen geselecteerd worden, en dus wanneer een nacalculatieregel factureerbaar is. Bijvoorbeeld Maand financieel als je maandelijks wilt factureren. Wanneer facturatie incidenteel plaatsvindt hoeft hier geen waarde geselecteerd te worden.

• Extra dagen facturatiefrequentie: Hier kan geselecteerd worden hoeveel dagen na het begin van de periode van de (hierboven ingestelde) geldende periodetabel de factuur factureerbaar is.

Mijn advies in jullie situatie is het niet verzamelen per periode en de verzamelmethode op ‘Per inkooprelatie’ in te stellen. De velden ‘Facturatiefrequentie’ en ‘Extra dagen facturatiefrequentie’ kunnen hierbij leeg gelaten worden. Dit zorgt ervoor dat bij het genereren van inkoop alle gereedgemelde regels gelijk meegenomen worden, en er één factuur per inkooprelatie wordt gegenereerd.

Dagboek en teller (https://help.afas.nl/help/NL/SE/Fin_Config_Journal.htm & https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_GenSet_Nr_Count.htm)

Om onderscheid te maken tussen “reguliere” inkoopfacturen en de inkoopfacturen die gegenereerd gaan worden via de nieuwe functionaliteit is het advies om een nieuw dagboek in te richten. Zo worden de inkoopmutaties in aparte dagboeken vastgelegd. Een aanvullend voordeel wat een apart dagboek met zich meebrengt is dat er per dagboek een teller voor factuurnummers gekoppeld wordt. Dit zorgt ervoor dat ook op basis van het factuurnummer herleid kan worden wat voor type inkoopfactuur de mutatie betreft.

Integratiesoort (https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_GenSet_FctInt_IntTpe.htm)

Ten behoeve van de journalisering van de inkoopfacturen naar de financiële boekhouding is het van belang dat de integratiesoort ‘Inkoopfacturen Ordermanagement’ aangemaakt wordt. Dit kan via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort. Bij de inrichting kies je het dagboek waarin de mutaties geboekt dienen te worden en de boekingsomschrijving die de mutatie dient te verkrijgen.

Integratiegroepen en kostensoorten (https://help.afas.nl/help/NL/SE/Pro_Config_Jrnl_Intgrp.htm)

De bepaling van de grootboekrekening waarop de mutaties geboekt worden vindt plaats door middel van de integratiegroep. Gezien het feit dat de kosten over rekeningen gesplitst worden, dienen er aparte integratiegroepen aangemaakt te worden. Deze integratiegroepen zijn aan te maken via Projecten / Item / Groeperingen / Integratiegroep. Hier dienen de integratiegroepen ‘Declaraties vrijwilligers’ en ‘Declaraties vrijwilligers reizen’ aangemaakt te worden. Binnen de integratiegroepen dient de juiste grootboekrekening waarop de mutaties geboekt dienen te worden gekoppeld te worden in het veld ‘Rek. Inkoop’. Vervolgens dienen deze integratiegroepen gekoppeld te worden aan de kostensoorten.

Instelling facturen blokkeren voor betaling (i.c.m. ScanSys)

Binnen de financiële administratie instellingen wordt vastgelegd of inkoopfacturen automatisch geblokkeerd dienen te worden voor betaling (Financieel / Beheer / Instellingen administratie, tabblad Betaling/Incasso). Dit zorgt ervoor dat de inkoopfacturen door middel van een workflow vrijgegeven dienen te worden. Voor de zelf gegenereerde inkoopfacturen is het niet gewenst dat deze geblokkeerd worden. Dit betekent dat deze instelling niet aangevinkt mag zijn. Het is echter wél gewenst dat de reguliere stroom inkoopfacturen beoordeeld wordt aan de hand van een workflow. Controleer binnen de instelling of dit goed gaat en of de overige facturen stroom eventueel wel geblokkeerd worden voor betaling. Op deze manier blijft de reguliere stroom inkoopfacturen geblokkeerd tot vrijgegeven vanuit de workflow, terwijl zelf gegenereerde inkoopfacturen direct betaalbaar zijn.

Genereren inkoop (https://help.afas.nl/help/NL/SE/137106.htm)

De functie genereren inkoop stelt alle nacalculatieregels beschikbaar die in aanmerking komen. Dit betreft nacalculatieregels die gereedgemeld zijn en Inkoop hebben aangevinkt. Inkoop wordt aangevinkt bij nacalculatieregels van medewerkers die een voorkeur inkooprelatie gevuld hebben in de eigenschappen van de medewerker. Hier zit een vervelend stuk in de inrichting, want alle geregistreerde nacalculatieregels van die medewerker worden beschikbaar gesteld voor het genereren van inkoop. Dit is te ondervangen door op de weergave ‘Te genereren inkoopregels’ binnen genereren inkoop een filter te plaatsen waarbij alleen de kostensoorten voor deze betreffende declaraties worden opgehaald. Zo wordt voorkomen dat er mogelijk andere regels verwerkt worden tot inkoopfactuur.

Controle bankrekening (https://help.afas.nl/content/NL/SE/117631.htm)

In de huidige inrichting is de instelling gedaan dat mutaties op bankrekeningen gecontroleerd worden aan de hand van een workflow (vastgelegd in Financieel / Beheer / Instellingen, tabblad beoordelen bankrekening). Dit betekent dat voor iedere bankrekeningmutatie de workflow wordt opgestart. Daardoor zal ook voor de mutaties van bankrekeningen vanuit CoreCubes de beoordelingsworkflow opgestart worden. Deze mutaties kunnen echter niet beoordeeld worden. Daarom is het noodzakelijk om in de workflow controle bankrekening een conditie in te richten op basis waarvan deze stroom automatisch wordt goedgekeurd. Deze conditie kan gebouwd worden op het veld ‘Instuurder’ van het dossieritem. Dit is namelijk altijd de gebruiker die de mutaties heeft gedaan. In het geval van de koppeling betreft dat de gebruikerscode 94018.Corecubes-Dag. De actie die door deze conditie automatisch wordt afgehandeld dient de speciale actie ‘Goedkeuren bankrekening’ te zijn.